Tercer informe

Organigrama

Mapa de procesos de la empresa

Mapa de procesos que debería tener la empresa

  

Factores de éxito

Los factores que garantizan el éxito de Calzaflor y permiten que la empresa exista en el mercado son:

• Nicho del mercado: La producción de la empresa va dirigida hacia damas, calzado para señoras con enfoque al confort, en el mercado actual no hay mucho calzado de estas especificaciones por lo cual Calzaflor no tiene tantos competidores si su producción fuera hacia calzado más juvenil.

• Tipo de calzado: El calzado de la empresa es de línea guante antideslizante para dama con características de comodidad y para clientes con problemas en sus pies.

• Diseño: La organización tiene algunos diseños de vanguardia acorde con las tendencias actuales, por lo cual algunos zapatos están en equilibrio entre la comodidad y la estética. 

• Calidad: Los zapatos de Calzaflor son elaborados con insumos de buena calidad, se escogen materiales en cuero, suelas y pegantes que garanticen un buen producto terminado. 

Situación problemática

Durante las visitas realizadas a la empresa Calzaflor se pudo identificar varios problemas que originaban una baja productividad,  los principales son:

• Resistencia al cambio por parte de las directivas.
• Falta de documentación y estandarización de los procesos de producción y de tiempos.
• Obsolescencia tecnológica.  

Desde la primera visita a Calzaflor Ltda., se descubrió que la empresa tenía falta de visión, o mejor aun estrategias para su cumplimiento, su visión establecida es: “Calzaflor, será en el 2015 una Empresa reconocida en el sector del calzado con altas especificaciones de confort (línea guante antideslizante) a nivel nacional. Nuestro mayor objetivo será seguir brindando siempre un excelente servicio y producto a nuestros clientes con el manejo de estrategias de diversificación de producto, además la ampliación de programas  con una gran proyección de responsabilidad social y ambiental. El adelanto tecnológico es uno de nuestros mayores propósitos, el cual nos permitirá mejorar nuestros procesos de producción y lograr una mayor  competitividad, además  crecer tanto en infraestructura como en la participación en el mercado. Nos comprometemos a poner nuestro mayor empeño para que la empresa pueda llegar a ser la líder del calzado con altas especificaciones de confort en el mercado nacional”. 
En resumen las estrategias de la empresa están enfocadas a la diversificación del producto, aumento de la productividad mediante nueva tecnología y la calidad, sin embargo estas estrategias no tienen un plan de acción para su cumplimiento, se habla de diversificación de producto, aunque en realidad la mayoría de su calzado se sigue haciendo con las misma especificaciones,  tienen proyectado adquisición de nueva maquinaria, pero esto se pone en duda ya que teniendo la maquinaria no la usan y la que está en funcionamiento es muy antigua, además los dueños de la empresa son bastante reacios a implementar nueva maquinaria ya que siempre encuentran impedimentos ya sea de índole económico como por ejemplo su precio, su consumo eléctrico u otros factores. El cumplimiento de estas estrategias para posicionar mejor la empresa en el mercado está proyectado hacia el año 2015, no obstante quedan dos años y lo que se ha logrado de esta visión es muy poco, aun se percibe en referencia a la diversificación del calzado, que se ha intentado tener nuevos diseños un poco más cercanos a las tendencias actuales. Calzaflor es una empresa familiar, su dueño no tiene formación académica acerca de la gerencia de una empresa, pero su hijo sí cuenta con ella ya que es administrador de empresas, pero sus decisiones son limitadas ya que su padre es el gerente general y no tiene mentalidad empresarial, el dueño de Calzaflor no se ha percatado que las empresas familiares o cualquier empresa deben adaptarse continuamente a las nuevas estructuras del mercado y a las nuevas formas de organización empresarial para poder ser competitivas en el mercado.

Otro problema que se identificó en la empresa es que los procesos son muy manuales y no hay documentación sobre éstos, no existen tiempos establecidos y hay falta de estandarización, lo que ha hecho que la producción no sea exactamente igual, a simple vista estos defectos no se notan, pero más de cerca se puede ver que el calzado no queda exactamente igual, tomando como refencia el Centro de Diseño y Manufactura del Cuero del SENA, en el cual se observan los diferentes procesos para la elaboración del calzado, se concluye que la producción de Calzaflor es muy poca, ya que cuenta con 23 empleados y una producción aproximada de 100 pares diarios, lo cual equivale alrededor de  4 pares por empleado, según los profesores del Sena un empleado que trabaja en las condiciones en la que está Calzaflor, puede producir de 10 a 12 pares como mínimo por persona, esto evidencia la cantidad de tiempo perdido en la empresa y su baja producción que no le permite ser más competitiva en el mercado. 

El problema principal que se abordará en este proyecto es la maquinaria, como se había mencionado anteriormente los procesos de la empresa son muy manuales, lo cual hace que el tiempo de producción se aumente, esto también ha generado problemas de estandarización, ya que no todos los empleados trabajan igual, haciéndose visible las diferencias entre los distintos pares de zapatos. Es por esta razón que se considera el problema de la maquinaria como el más importante de la empresa, ya que si se soluciona este problema, las otras problemáticas de la empresa se solucionarían, por ejemplo en la empresa habría estandarización, habría control de tiempos y se mejoraría mucho más la calidad que es el enfoque al que se dirige Calzaflor y se solucionaría el problema de la baja producción, permitiéndole a la empresa ofrecer sus productos a nuevos comercializadores. No obstante la empresa sí tiene algunas máquinas, sin embargo son bastante antiguas, ya que la empresa desde su creación no ha emprendido renovación de la maquinaria, entre ellas se encuentran la Cizalla, Compresor, Devastadoras, Marquilladora, Máquinas de codo, plana y de poste. Otro problema que presenta la empresa es que teniendo la maquinaria no se utiliza debido a su consumo eléctrico u otras razones ocasionando problemas de espacio en la empresa, la maquinaria que no está en uso son Afiladora de cuchillas, Devastadora de suelas, Horno reactivador, Horno envejecedor master, Pulidora, Fresadora, Dobladora Canelz, Descalzador y un Motor de 9 caballos. Esta maquinaria es de tamaño considerable y toda se arruma en el espacio donde se produce el calzado, esto se genera por la mala distribución de planta, por lo que los empleados tienen poco espacio para moverse, no existen espacios para el almacenamiento, no hay señalización que diferencie los distintos procesos, además la empresa es de tamaño reducido y con estos problemas se agravan aún más las dificultades de espacio. Es importante mencionar el Horno Envejecedor que no se encuentra en uso ya que funciona con una línea trifilar y  consume mucha electricidad, sin embargo la empresa ignora los enormes beneficios que traería si lo pusieran en funcionamiento, el proceso completo de elaboración del calzado se demora aproximadamente 16 horas, esta gran cantidad de tiempo se debe en su mayor parte al secado, pero con el Horno envejecedor el tiempo de secado pasaría de horas a unos cuantos segundos disminuyendo el tiempo de producción considerablemente, con esto la empresa podría aumentar su capacidad de producción y podría conseguir más clientes y competir de forma más efectiva en el mercado. 

Proceso en el que se presenta el problema

Propuestas de solución y su impacto

La propuesta de solución para el primer problema que se identificó que es sobre la gerencia, la cual reacia a los cambios debido a su falta de mentalidad empresarial, esto es difícil de hacer debido al carácter del propietario de la empresa sin embargo esto se podría solucionar con métodos de capacitación a los dueños, mostrarles por ejemplo el estado de su competencia directa que es Calzado Rómulo. Las diferencias entre Calzaflor y esta empresa son: 300 trabajadores en comparación a los 23 de Calzaflor, Cazado Rómulo exporta a países como Venezuela, Costa Rica, Estados Unidos, Ecuador y Panamá, mientras que Calzaflor ha hecho pequeñas exportaciones a Ecuador, Calzado Rómulo tiene capacidad de hacer 3000 pares diarios y Calzaflor tan sólo 100, Calzado Rómulo usa maquinaria de tecnología brasileña, española e italiana, entretanto Calzaflor usa poca maquinaria y mucha de esta es obsoleta. También es importante mostrarle al dueño la dinámica actual del mercado del calzado, hacerle entender que con los nuevos tratados comerciales que ha firmado nuestro país, la competencia va a ser mayor de la que es en la actualidad, todo esto teniendo en cuenta que la industria colombiana del calzado no está pasando por su mejor momento debido a los zapatos de contrabando que llegan al país, son por estas situaciones alarmantes que la empresa debe emprender cambios tácticos para el cumplimiento de las estrategias y llevarla a una mejor posición y que no desaparezca por no tomar a tiempo decisiones trascendentales. Lograr el cambio de mentalidad del dueño no tiene ningún costo monetario pero sí mucho esfuerzo, pero si se lograra serían muy grandes los beneficios, ya que se transformaría la estructura organizacional, permitiendo obtener mejor rendimiento de la empresa y por ende mejor rentabilidad.

Estas estrategias se pueden llevar a cabo poniendo en marcha las siguientes acciones:

1. Modernización de la maquinaria. Para aumentar la producción como está previsto en la visión para tener mayor participación en el mercado, se debe adquirir o poner en funcionamiento algunas máquinas para algunos procesos, como por ejemplo las máquinas de poste y máquinas planas de doble transporte que facilitan la costura, modernizar la devastadora, modernizar la troqueladora, modernizar el montaje, adquirir aerógrafos que facilitan el acabado del calzado y algo muy importante poner en funcionamiento el horno envejecedor que disminuye el secado del calzado de aproximadamente 13 horas a unos 10 ó 15 segundos, la instalación de la salida trifilar para el horno envejecedor está cotizada en aproximadamente doscientos mil pesos. Según los precios que nos dieron los profesores del Sena, esta modernización podría costar unos 20 millones de pesos, sin embargo se podría vender algunas máquinas que no están en uso para solventar un poco el monto de la modernización, esta tecnificación traería enormes beneficios a la empresa y se justificaría la inversión, ya que actualmente se producen unos 100 pares diarios y con la nueva maquinaria se podrían fabricar alrededor de unos 400, es decir, un aumento del 400% en la producción.

3. Tiempos y materiales. Es importante que la empresa tenga un control de tiempos, es decir, conocer cuánto demora cada trabajador en cada proceso desde el diseño, el corte, la guarnecida, el montado y el terminado, para poder así predecir cuánto tiempo necesitaría para cumplir con cierto pedido, además si se pondría en marcha la tecnificación, los tiempos de la empresa se reducirían mucho más. Con respecto a los materiales, en la empresa no se lleva un control de desperdicios, no hay políticas para el ahorro de insumos, se debe emprender cálculos para saber cuánto material se usa para el armado del calzado, además de uso de dispensadores de pegantes y de hilo. Esta solución traería ahorros en cuanto a los materiales y el coste de esta es bajo ya que es más de análisis de indicadores. Esta solución traería beneficios como la reducción de costos en cuanto a los materiales y los clientes tendrían una fecha más exacta en cuanto al cumplimento de los pedidos.

4. Calidad. Un enfoque de la empresa es la calidad, con el uso de la maquinaria se aseguraría la estandarización, pero algo muy importante que deberían hacer los directivos es utilizar la ayuda del Sena para mejorar la calidad, ya que esta institución posee laboratorios para ensayos físico-mecánicos de la suela, cueros y demás materiales, y todo esto lo hacen a un coste muy bajo, lo que permitiría que Calzaflor mejore su calidad que es algo primordial en la organización. Todo esto llevaría a la empresa a un mayor reconocimiento, permitiendo cumplir su eje misional que es brindar un producto con altas especificaciones de calidad y confort.

5. Buscar nuevos clientes para ganar más mercado y que la empresa sea conocida primordialmente a nivel nacional. Actualmente la empresa asiste a la Feria Internacional de cuero, calzado y marroquinería y a International Footwear and Leather Show, allí la empresa vende el 90% de su producción, esto quiere decir que prácticamente la producción de la empresa se debe a la asistencia a estas dos ferias, es por esta razón que se deben buscar nuevos clientes, que la producción y la empresa no sean tan dependientes de estas ferias. Se deben ofrecer los productos a nuevos comercializadores o mejor aún que la empresa tenga su propio punto de venta, algo a lo que están en total desacuerdo pero sería mucho mejor que la propia empresa comercialice su calzado y así poder tener nombre en el mercado, ya que mucho calzado que se realiza en la empresa se ponen marcas como Apology de Falabella o Caprino. Esta solución traería un costo mensual de 1 a 2 millones de pesos por el arrendamiento de un local en un punto estratégico de la ciudad, con esto la empresa se daría a conocer, lo que conllevaría a una mejor posición y así con el tiempo obtener mejores ganancias y encargarse ellos mismos de la distribución del calzado y no tener la comercialización tan tercerizada.

 Indicadores

FACTOR: Calidad

TIPO DE INDICADOR: Eficacia

NOMBRE: Producto conforme

DEFINICIÓN: Porcentaje de zapatos que cumplen con las especificaciones requeridas.

OBJETIVO: Medir el porcentaje de zapatos de buena calidad en un pedido.

RESPONSABLE: Encargado de la gestión comercial de la empresa.

NIVEL DE REFERENCIA: 91.3%

META: 95%

FRECUENCIA: Mensual

FUENTE: Registro de entregas y devoluciones.

USUARIOS: Gerencia

FÓRMULA DE CÁLCULO:

((Zapatos entregados-zapatos devueltos)/zapatos entregados)*100

FACTOR: Confiabilidad

TIPO DE INDICADOR: Eficacia

NOMBRE: Calificación por el servicio prestado

DEFINICIÓN: Calificación que brindan los clientes de acuerdo a la satisfacción del servicio prestado

OBJETIVO: Conocer la percepción de los clientes y emprender futuras mejoras

RESPONSABLE: Asistente de administración

NIVEL DE REFERENCIA: 4,2

META: 4,5

FRECUENCIA: Mensual

FUENTE: Encuestas entregadas a los clientes

USUARIOS: Gerencia

FÓRMULA DE CÁLCULO: 

sumatoria resultados de encuestas/Número de encuestas realizadas 

OBSERVACIONES: Las calificaciones se hacen de 1 a 5.

FACTOR: Productividad

TIPO DE INDICADOR: Eficiencia

NOMBRE: Porcentaje de productividad

DEFINICIÓN: Es el resultado de la utilización de recursos en el proceso de una manera eficiente, produciendo el máximo de capacidad con el manejo mínimo de recursos.

OBJETIVO: Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores

RESPONSABLE: Director del proceso de producción

NIVEL DE REFERENCIA: 25%

META: 90%

FRECUENCIA: Diario

FUENTE: Programación de producción.

USUARIOS: Gerencia y director de producción

FÓRMULA DE CÁLCULO: 
(Valor real de producción diaria/Valor esperado producción diaria)*100

OBSERVACIONES: La producción actual es de 100 pares diarios, sin embargo su producción debe estar en unos 400 pares al día.

FACTOR: Insumos

TIPO DE INDICADOR: Indicador de eficiencia

NOMBRE: Unidades que se pueden obtener en 100 centímetros cuadrados  de cuero

DEFINICIÓN: Cuantificar el número de piezas que se podrían obtener.

OBJETIVO: Minimizar el uso de material

RESPONSABLE: Operario de troqueladora y operario de corte manual.

NIVEL DE REFERENCIA: 18

META: 25

FRECUENCIA: Diario

FUENTE: Registros tomados

USUARIOS: Director de compras

FÓRMULA DE CÁLCULO: 

Área total del cuero/Área de pieza a cortar     

OBSERVACIONES: El área de cada pieza a cortar es de 20

FACTOR: Máquinas y equipos

TIPO DE INDICADOR: Eficiencia

NOMBRE: Mantenimiento preventivo a los equipos en funcionamiento.

DEFINICIÓN: Porcentaje de equipos en uso que pasan por el proceso de programación y mantenimiento.

OBJETIVO: Conocer el porcentaje de la maquinaria en funcionamiento para establecer la capacidad de producción.

RESPONSABLE: Encargado del mantenimiento

NIVEL DE REFERENCIA: 66%

META: 90%

FRECUENCIA: Trimestral

FUENTE: Hoja de vida de equipos.

USUARIOS: Operarios y técnicos. 

FÓRMULA DE CÁLCULO:

(Maquinaria a la que se le realizó mantenimiento/Maquinaria que necesita mantenimiento)*100

OBSERVACIONES: Hay 15 máquinas en funcionamiento.